Outlook Projects Tracker 
Outlook Projects Tracker è uno strumento semplice, essenziale ed efficace per tenere automaticamente traccia degli appuntamenti presenti nel calendario di Outlook, aggregare le informazioni in base ad una sintassi customizzabile, realizzare analisi di costi e tempi, generare reportistiche globali e di dettaglio.
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Oulook Projects Tracker è essenzialmente un applicativo di project management basato su Outlook.

Esso consente, tramite una semplice configurazione di base, di suddividere ed aggregare in modo organico e strutturato gli appuntamenti presenti nella rubrica di Outlook.

Il software assume che ogni appuntamento sia una "unità di lavoro" (task) all'interno di una fase specifica di un progetto già esistente riferito ad un determinato cliente, come indicato di seguito:
CLIENTE -> PROGETTO -> FASE -> APPUNTAMENTO

E' possibile riassumere il concetto di strutturazione con questo esempio, che rappresenta un ipotetico "albero dei progetti",in cui compaiono due clienti distinti con ognuno dei progetti e delle fasi:

  • ACME spa <- cliente
    • Creazione sito web <- progetto per il cliente "ACME spa"
      • Presale <- fase "Presale"
        • Definizione requisiti <- appuntamento
        • Formulazione del preventivo <- appuntamento
        • Inserimento dati cliente <- appuntamento
    • Manutenzione evolutiva <- progetto
      • Fase di startup <- fase 1 del progetto
        • Appuntamento di presale <- appuntamento
        • Riunione di approfondimento <- appuntamento
        • Completamento dello startup <- appuntamento
      • Assistenza generale <- fase 2
        • Appuntamento 1 <- appuntamento
        • Appuntamento 2 <- appuntamento
        • Appuntamento 3 <- appuntamento
        • Appuntamento 4 <- appuntamento
  • NORTHWIND inc <- cliente
    • Fornitura licenze software <- progetto
      • Anno 2010 <- fase del progetto
        • Licenza Office Pro 2010 <- appuntamento
        • Licenza Windows 7 <- appuntamento
        • Licenza Windows Server 2008 <- appuntamento
      • Anno 2011 <- fase del progetto
        • Licenza Sql Server 2005 <- appuntamento
        • Licenza Sql Server 2008 <- appuntamento
    • Fornitura ed installazione hardware <- progetto
      • Anno 2010 <- fase del progetto
        • Consulenza per webfarm IBM <- appuntamento
        • Vendita webfarm IBM <- appuntamento
        • Riparazione in garanzia <- appuntamento
      • Anno 2011 <- fase del progetto
        • Switch ethernet <- appuntamento
        • RAM 4GB<- appuntamento

L'utente non deve definire esplicitamente clienti, progetti e fasi. Esso deve semplicemente creare nel proprio calendario gli appuntamenti (come farebbe normalmente), indicando in più nel titolo di ognuno un codice identificativo (utilizzando una sintassi a piacimento, e completamente configurabile). E' il suddetto codice identificativo che consente al software di distinguere a quale fase, progetto e cliente un certo appuntamento appartiene, e creare quindi "l'albero dei progetti" come da esempio.

Una volta creato "l'abero dei progetti", Oulook Projects Tracker è in grado di aggregare i dati derivanti dalle date di inizio, di fine, la durata, la priorirtà  e la descrizione degli appuntamenti, generando quindi in modo totalmente automatico delle reportistiche utilizzabili per il calcolo dei costi di progetto, la ripartizione delle risorse aziendali nelle diverse attività per i relativi clienti.

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